How-to Daten archivieren & teilen
Sie möchten Daten über ein Forschungsdatenzentrum archivieren und teilen? Auf dieser Seite informieren wir Sie über die einzelnen Schritte zur Datenpublikation. Zudem finden Sie hier die Service Policy und die Collection Policy des VerbundFDB sowie die Antworten auf die häufigsten Fragen von Datengebenden.
How-to Daten archivieren & teilen in 5 SchrittenCollection Policy – Diese Daten nehmen wir auf.Service Policy – Das passiert mit Ihren Daten.FAQ Daten archivieren & teilen
How-to Daten archivieren und teilen in 5 Schritten
1. Kontaktieren Sie uns!2. Datenaufnahmegespräch mit dem zuständigen FDZ3. Daten vorbereiten und Datenpaket packen4. Daten übermitteln, Eingangsprüfung durch das FDZ und Vertragsabschluss5. Veröffentlichung und Bereitstellung der Daten durch das FDZ
Kontaktieren Sie uns!
Wollen Sie Forschungsdaten über ein Forschungsdatenzentrum (FDZ) im Bereich Bildungsforschung teilen?
Rufen Sie uns an oder schreiben Sie eine kurze E-Mail mit Ihrer Telefonnummer und Erreichbarkeit. Wir melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen zurück.
So erreichen Sie uns:
069 24708-300Zum Kontaktformular
Im Erstgespräch besprechen wir Ihr Anliegen und informieren Sie über den weiteren Ablauf. Um welche Daten geht es? Gibt es Fristen? Wer sind die Ansprechpersonen?
Das Ziel des Gesprächs ist es festzustellen, ob die vorliegenden Daten zum VerbundFDB passen und welches Forschungsdatenzentrum am besten geeignet ist.
Im Anschluss hieran werden wir Sie an die Kolleg*innen des zuständigen Forschungsdatenzentrums weiterleiten.
Wichtig zu wissen – Daten und Zuständigkeiten
Es werden nur Daten aufgenommen, die in den Scope des VerbundFDB fallen und die Mindestvoraussetzungen an ihre Nachnutzbarkeit erfüllen. Grundlage hierfür ist unsere Collection Policy. Für quantitative und qualitative Datenbestände sind verschiedene Forschungsdatenzentren entsprechend ihrer jeweiligen Expertise zuständig. Der Data Services for the Social Sciences von GESIS ist zuständig für Surveydaten, das FDZ Bildung am DIPF ist zuständig für qualitative Daten im Bereich der Schul- und Unterrichtsforschung sowie für quantitative Erhebungsinstrumente wie Tests und Skalen, FD-Lex vom Mercator-Institut für Sprachwissenschaften übernimmt Lernertexte und das FDZ am IQB archiviert Daten aus Leistungs- und Kompetenztests. Das FDZ-DZHW ist zuständig für quantitative ebenso wie qualitative Daten aus dem Bereich der Hochschul- und Wissenschaftsforschung.
Datenaufnahmegespräch mit dem zuständigen FDZ
Nach dem Erstgespräch erhalten Sie Ihre Ansprechperson beim zuständigen Forschungsdatenzentrum. Diese meldet sich schnellstmöglich bei Ihnen zur Terminvereinbarung für das Datenaufnahmegespräch.
Vor dem Gesprächstermin werden die rechtlichen Voraussetzungen für das Teilen der Daten mit dem Forschungsdatenzentrum geklärt. Grundlage hierfür bilden die in der Studie verwendeten Einwilligungserklärungen sowie etwaige behördliche Genehmigungen oder Ethikvoten.
In einem ausführlichen Gespräch mit dem zuständigen Forschungsdatenzentrum – FDZ-DZHW, GESIS, FDZ am IQB, FDZ Bildung oder FD-Lex – werden Sie über die Voraussetzungen der Datenaufnahme und den weiteren Ablauf informiert.
Sind die rechtlichen Voraussetzungen gegeben, können als nächstes die Daten für die Übermittlung vorbereitet werden.
Daten vorbereiten und Datenpaket packen
Bereiten Sie die Daten vor und stellen Sie das zu übermittelnde Datenpaket zusammen. Beachten Sie dabei folgendes:
- Bitte benennen Sie Ihre Dateien in nachvollziehbarer und konsistenter Weise und stellen Sie die Dateien in gängigen oder nicht-proprietären Dateiformaten bereit.
- Bitte anonymisieren Sie die Daten soweit möglich. Beachten Sie die für die Daten geltenden rechtlichen Grundlagen, wie die Einwilligung der Studienteilnehmenden. Grundsätzlich gilt: Entfernen Sie jegliche direkt personenbezogenen Merkmale, das heißt Namen und Adressen von Personen und Organisationen. Auch die Dateinamen sollten neutral sein, die IDs nicht sprechend.
- Bitte übermitteln Sie neben den Forschungsdaten auch Forschungsinstrumente, etwa Fragebogen und Interviewleitfäden, sowie Dokumentationen und Kontextmaterialien, etwa Methodenbericht, Skalenhandbuch/Codebuch, Transkriptionsleitfaden, Anonymisierungsprotokoll. Ordnen Sie die Dateien möglichst vollständig und zueinander passend an. Sofern vorhanden, senden Sie uns die Stamp-Bestandsliste zu.
Daten übermitteln, Eingangsprüfung durch das FDZ und Vertragsabschluss
Übermitteln Sie die Dateien über Ihr Nutzendenkonto bei forschungdaten-bildung.de. Das läuft folgendermaßen ab:
- Registrieren Sie sich oder melden Sie sich in Ihrem Nutzendenkonto an. Den Registrierungslink erhalten Sie von Ihrer zuständigen Ansprechperson.
- Über das Web-Formular können Sie Angaben zu Ihnen, Ihrem Projekt und den Daten machen.
- Sie erhalten eine E-Mail, dass Sie in Ihrem Konto den AGB zustimmen können.
- Laden Sie das Datenpaket hoch.
Nach der Übermittlung der Daten führt das für Sie zuständige Forschungsdatenzentrum die Eingangsprüfung durch, dokumentiert, registriert und archiviert die Forschungsdaten. Dazu gehören die folgenden Schritte:
- Das zuständige Forschungsdatenzentrum prüft den Bestand im Hinblick auf technische, rechtliche und dokumentarische Aspekte, erstellt eine standardisierte Dokumentation, eine DOI wird vergeben. In unserer Service Policy sind die einzelnen Services beschrieben.
- Rückfragen werden mit Ihnen geklärt. Sie erhalten eine Einschätzung über die voraussichtliche Bearbeitungsdauer und den geplanten Zeitpunkt der Veröffentlichung. Eventuell sind weitere Anonymisierungen und Ergänzungen zur Dokumentation oder Überarbeitungen der Daten durch Sie und/oder das FDZ-Team erforderlich.
- Die Zugangsstufe für den Datenbestand wird mit Ihnen vereinbart.
Anschließend erfolgt der Vertragsabschluss. Die erforderlichen Verwertungsrechte zur Speicherung, Bearbeitung und Weitergabe werden an das FDZ übertragen.
Datengebendenvereinbarungen der FDZ:
Veröffentlichung und Bereitstellung der Daten durch das FDZ
Schließlich ist der Datenbestand mit dem entsprechenden Zugriffsschutz für andere zugänglich. Das bedeutet:
- Der Datenbestand wird im Portal forschungsdaten-bildung.de unter der Suche sowie im Portal des jeweiligen FDZ angezeigt.
- Die Daten werden durch das jeweilige FDZ entsprechend der vereinbarten Zugangsstufe zur Nachnutzung angeboten.
Zugangsbedingungen zu Forschungsdaten bei den FDZ:
Wichtig zu wissen – Bearbeitungsdauer
Bis zur Veröffentlichung dauert es in der Regel mehrere Monate. Die Bearbeitungsdauer ist unter anderem abhängig davon, wie groß und komplex der Bestand ist und wie umfangreich dokumentiert wurde.
Collection Policy – Diese Daten nehmen wir auf.
In der Collection Policy ist festgehalten, welche Forschungsdaten im VerbundFDB zur Archivierung angenommen werden. Es werden die Voraussetzungen, die Daten mindestens erfüllen müssen, genannt. Zudem wird beschrieben, welche Kriterien zur Beurteilung des Nachnutzungspotenzials von Daten angewendet werden.
Service Policy – Das passiert mit Ihren Daten.
In der Service Policy wird beschrieben, welche Archivierungs- und Serviceleistungen die Forschungsdatenzentren erbringen. Dies umfasst Maßnahmen zur Erhöhung der Nachnutzbarkeit und Sichtbarkeit der Daten. Es werden verschiedene Prüfungen durchgeführt, standardisierte Metadaten erzeugt, eine DOI wird vergeben und die Daten werden in Suchportalen veröffentlicht.
FAQ Daten archivieren & teilen
Informationen finden Sie im folgenden Dokument mit Hinweisen zur Registrierung und Übermittlung von Daten über mein.forschungsdaten-bildung.de zusammengestellt.
Hinweise zur Registrierung und Übermittlung von Daten über mein.forschungsdaten-bildung.de
Wenn Sie Dateien im Umfang von mehr als 100 GB hochladen möchten, kontaktieren Sie uns bitte vorher.
Bei Videodateien achten Sie bitte darauf, die Dateigrößen so niedrig wie möglich zu halten. Nehmen Sie gerne mit uns im Vorfeld der Datenübergabe Kontakt auf, um zu besprechen, wie die Dateien übergeben werden können. Wir empfehlen auch mit Blick auf die weitere Nutzung der Videodateien, diese so niedrig wie möglich zu halten.
Planen Sie, sehr viele einzelne Dateien hochzuladen, ist es hilfreich, diese vor dem Upload in Zip-Dateien zusammenzufassen.
Sie können den Upload jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortführen. So können Sie beispielsweise mehrere Dateipakete an verschiedenen Tagen hochladen.
Forschungsdatenzentren ermöglichen zugriffsgeschützte und kontrollierte Zugangswege zu Daten. Auch sensible und personenbeziehbare Daten können so geteilt werden, insofern die erforderlichen rechtlichen Grundlagen hierfür vorliegen. Forschungsdatenzentren führen eine rechtliche und ethische Prüfung durch und stimmen die Zugangswege mit Ihnen als Datengeber*in ab.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Forschungsdaten auch nur in Teilen zur Nachnutzung zur Verfügung zu stellen oder erst nach Ablauf von Sperrfristen.
Der VerbundFDB mit dem Portal forschungsdaten-bildung.de ist kein Archiv oder Repositorium, in dem Daten langfristig gespeichert werden. Über das Portal werden Forschungsdaten in Beständen verschiedener Forschungsdatenzentren im Bereich der Bildungsforschung sichtbar. Die hochgeladenen Daten werden an dasjenige Forschungsdatenzentrum weitergeleitet, das die erforderliche fachspezifische Expertise aufweist, um die Daten zu archivieren und bereitzustellen.
Sie können jederzeit auf die durch Sie bereits übermittelten Daten zugreifen. Bitte wenden Sie sich hierzu an das jeweils datenhaltende Forschungsdatenzentrum.
Unsere Services sind für Sie gebührenfrei.
Für Maßnahmen der Dokumentation und der Anonymisierung der Forschungsdaten entstehen bereits in den datenerhebenden Forschungsprojekten Aufwände. Hierfür können Sie im Rahmen der Antragstellung Mittel beantragen. Informationen dazu finden Sie auf unseren Seiten zu den Themen Ressourcen planen und Förderantrag stellen.
Aus bestimmten Gründen – beispielsweise ausstehende Qualifikationsarbeiten, Publikationen oder der erneute Einsatz von Testinstrumenten – können Forschungsdaten erst nach Ablauf einer sogenannten Sperrfrist oder eines Embargos vollständig verfügbar gemacht werden.
Nicht immer ist es in diesen Fällen notwendig, den gesamten Datenbestand von der Nachnutzung auszuschließen. Stattdessen kann es ausreichend sein, einzelne Variablen, einzelne Fragestellungen und/oder Testinstrumente für den entsprechenden Zeitraum zu sperren. So können die Daten dennoch zeitnah zur Nachnutzung unter den bestimmten Bedingungen zur Verfügung gestellt werden.
Die Daten werden im Regelfall für mindestens zehn Jahre archiviert.
Die eingehenden Forschungsdaten werden bei den zuständigen Forschungsdatenzentren durch sogenannte Data Stewards bearbeitet.
1. Eingangsprüfung: Nach Eingang der Forschungsdaten und der dazugehörigen Materialien erfolgt eine Eingangsprüfung. Hierbei werden die Dateien auf formale Korrektheit geprüft: Es wird geprüft, ob die übermittelten Dateien den im Vertrag spezifizierten entsprechen, ob die Dateien zu öffnen und lesbar sind und ob die zuvor angegebenen Metadaten mit den übermittelten Dateien übereinstimmen. Der Dateieingang wird in einer Datenbank protokolliert.
2. Sichere Aufbewahrung: Die übermittelten Originaldateien werden kopiert und verschlüsselt. Die Aufbewahrung erfolgt an mindestens zwei lokal getrennten Orten, automatische Back-ups werden durchgeführt. Als nächstes werden die Kopien für die Sicherung aufbereitet. Hierzu werden eindeutige Kennungen vergeben, Dateien umbenannt, gegebenenfalls Formate migriert, etwa Word-Dateien in PDF umgewandelt. Die Bearbeitung der Kopien erfolgt auf zugriffsgeschützten Servern durch zugriffsberechtigte Mitarbeitende.
3. Inhaltliche Erschließung, Aufbereitung und Dokumentation: Bevor die Daten für die Sekundärnutzung bereitgestellt werden, wird der Datenbestand geprüft und bearbeitet, entsprechend der vorgesehenen Archivierungsstufe.
Die Daten werden mit weiteren Metadaten (formal, administrativ, technisch, inhaltlich) angereichert und referenziert. Dies verbessert die Nachnutzbarkeit und erhöht die Auffindbarkeit in Suchportalen. Gegebenenfalls werden weitere Anonymisierungen durchgeführt oder besondere Schutzmaßnahmen getroffen. Der Datenbestand wird in die Datenbestandskataloge der jeweiligen Datenzentren aufgenommen und erhält einen eindeutigen Identifikator (DOI). Über die DOI ist der Bestand dauerhaft, eindeutig identifizierbar. Die DOI ist Teil der Datensatzzitation.
Anschließend werden datentypspezifische Verfahren der Aufbereitung durch das jeweils zuständige Datenzentrum angewendet. Die Maßnahmen erfolgen anhand von zwischen den Datenzentren abgestimmten Checklisten. Informationen zur Datenkuratierung bei den Forschungsdatenzentren finden Sie auf den jeweiligen Websites:
