Ressourcen planen

1. Stellen Sie zusammen, welche Aufgaben des Forschungsdatenmanagements für Ihr Forschungsvorhaben zu erledigen sind – etwa anhand der nachfolgenden Übersicht.
2. Klären Sie, welche Dienstleistungen durch die eigene Einrichtung – für Sie kostenfrei – übernommen werden.
3. Schätzen Sie die für die einzelnen Aufgaben einzusetzenden Ressourcen, das heißt die anfallenden Aufwände und Kosten.
4. Organisieren Sie die Finanzierung: Beantragen Sie die erforderlichen Drittmittel oder veranschlagen Sie die Kosten im eigenen Haushalt.
5. Organisieren Sie den Ressourceneinsatz: Ergänzen Sie die Aufwandsplanung mit Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Berücksichtigen Sie die personellen Ressourcen bei der Zeitplanung.

Nachfolgend sind Aufwendungen für die verschiedenen Bereiche des Forschungsdatenmanagements aufgelistet. Die Liste gibt einen ersten Überblick über etwaige Aufwandsposten, erhebt aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie ist angelehnt an den Stamp.

Aufwendungen im Zusammenhang mit der Datenerhebung, Datenanalyse oder der Nachnutzung bestehender Daten haben wir im Folgenden nicht berücksichtigt, da diese Bereiche üblicherweise nicht als Bestandteile des Forschungsdatenmanagements aufgefasst werden.

Forschungsethik

Aufwendungen im Bereich Forschungsethik, etwa für:

• die Berücksichtigung externer Vorgaben
• die Risikobewertung und das Risikomanagement
• das Einholen eines Ethikvotums

Für Erhebungen an Schulen sind in der Regel behördliche Genehmigungen einzuholen. Dies ist mit einem hohen Ressourcenaufwand verbunden.Zu Informationen zu Genehmigungen an Schulen

Datenschutz

Aufwendungen im Bereich Datenschutz, etwa für:

• die Berücksichtigung externer Vorgaben
• die Inanspruchnahme externer Unterstützung oder Beratung, etwa Datenschutzbeauftragte, juristische Beratung, Beratungsangebot des VerbundFDB
• die informierte Einwilligung und das Einwilligungsmanagement
• technische und organisatorische Schutzmaßnahmen, wie Rechtemanagement, geschützte Räume, Passwörter, Verschlüsselungssoftware

Die Aufwendungen im Bereich Datenschutz variieren stark mit dem Design, dem Datentyp und der Sensibilität der Daten. Je höher das Risiko für die Studienteilnehmenden, desto höher die Anforderungen an die Datensicherheit, die durch organisatorische und technische Maßnahmen zu gewährleisten ist.

Der Aufwand für das Erstellen von Einwilligungserklärungen ist ebenfalls nicht unerheblich: Diese sollen den datenschutzrechtlichen Vorgaben entsprechen und dennoch laienverständlich sein und Studienteilnehmende nicht abschrecken.

Aufwendungen für Anonymisierungen finden sich nachfolgend im Bereich “Dokumentation und Aufbereitung”.

Urheberrecht

Aufwendungen im Bereich Urheberrecht, etwa für:

• die Berücksichtigung externer Vorgaben
• die Inanspruchnahme externer Beratung oder Unterstützung
• die Verwaltung von Nutzungsrechten an eigenen Daten und an Materialien Dritter
• Nutzungsgebühren für urheberrechtlich geschützte Materialien Dritter (Sachmittel)

Für das Datenteilen muss geklärt sein, welche Personen in der Zitation als Autoren zu nennen sind, wer den Datenaufnahmevertrag unterschreibt und ob Urheberrechte zu beachten sind. Urheberrechte bestehen etwa bei nachgenutzten oder erstellten Erhebungsinstrumenten, Skalen oder Tests.

Datenorganisation

Aufwendungen im Bereich Datenorganisation, etwa für:

• die Datenorganisation: Dateibenennung, Versionierung, Ordnerstruktur
• die Datenspeicherung, Back-up-Management, Datenvernichtung: interne oder externe Server, Speichermedien, Cloud-Systeme

Frühzeitig gemeinsame Regeln für die Datenorganisation festzulegen, spart Kosten etwa für nachträgliche Dateiumbenennungen.

Die erforderlichen Aufwendungen für Speicherlösungen und Back-Ups hängen von den Anforderungen des jeweiligen Forschungsvorhabens ab und davon, was die eigene Einrichtung hierfür bereitstellt. Üblicherweise sind diese Services Teil der institutionellen Grundausstattung.

Dokumentation und Aufbereitung

Aufwendungen im Bereich Dokumentation und Aufbereitung, etwa für:

• die Datenaufbereitung, Digitalisierung oder Transkription von Daten
• die Anonymisierung
• die Datendokumentation, wie Erstellung eines Methodenberichts und Codebuchs
• Maßnahmen mit Unterstützung einer Software oder unter Hinzunahme externer Dienstleister

Die Aufwendungen für Dokumentation und Aufbereitung variieren stark in Abhängigkeit vom Datentyp, der Erhebungsmethode und der Komplexität der Daten. Generell gilt, es entstehen geringere Kosten, wenn die Dokumentation und Anonymisierung frühzeitig und projektbegleitend erfolgt, als wenn Daten nachträglich dokumentiert oder anonymisiert werden müssen. Eventuell sind für das spätere Datenteilen zusätzliche Anonymisierungen vorzunehmen.

Informieren Sie sich über die Anforderungen des VerbundFDB oder des Repositoriums, an das die Daten nach Projektende übermittelt werden sollen.

Datenteilen

Aufwendungen im Bereich Datenteilen, etwa für:

• Kontakt zum VerbundFDB, vorbereitende Gespräche
• die Vorbereitung der Daten für die Übergabe, gegebenenfalls zusätzliche Arbeiten der Dokumentation, Aufbereitung, Anonymisierung, Datenkonvertierung
• den Abschluss eines Archivierungsvertrag oder von Lizenzvereinbarungen
• Archivierungs- und/oder Lizenzierungsgebühren

Für die Standardservices der Forschungsdatenzentren im VerbundFDB fallen keine Gebühren an. Zu den Services, die Forschungsdatenzentren übernehmen, gehören die Eingangsprüfung der Daten (anhand technischer, rechtlicher und dokumentarischer Kriterien), die Sicherung der Daten und der Vertrieb der Daten.Zu unserer Service Policy

Werden die Anforderungen des Forschungsdatenzentrums oder Datenarchivs bereits projektbegleitend berücksichtigt, fallen die zusätzlichen Kosten geringer aus.

Langfristsicherung

Aufwendungen im Bereich der Langfristsicherung, etwa für:

• die Auswahl eines Ortes für die Langfristsicherung, Klärung von Vorgaben
• die Vorbereitung der Daten für die Langfristsicherung
• Gebühren für die Archivierung oder Kosten für Speichersysteme oder externe Repositorien

Viele Universitäten, deren Rechenzentren oder Universitätsbibliotheken stellen eigene Repositorien oder bieten sonstige Möglichkeiten der langfristigen Sicherung von Forschungsdaten an.