Schritte zur Datenpublikation

Wollen Sie Forschungsdaten über ein Forschungsdatenzentrum (FDZ) im Bereich Bildungsforschung teilen?

Rufen Sie uns an unter  +49 (0)69 24708 300 oder schreiben Sie eine kurze E-Mail an  verbund@forschungsdaten-bildung.de mit Ihrer Telefonnummer und Erreichbarkeit. Wir melden uns zeitnah bei Ihnen.

Nach einem kurzen Orientierungsgespräch werden wir Sie an das für Sie zuständige Forschungsdatenzentrum weiterleiten. Die dortigen Kolleg*innen werden Ihnen in einem ausführlichen Gespräch alle Fragen zum weiteren Prozess beantworten.

Im Folgenden werden die einzelnen Schritte bis zur Datenpublikation beschrieben. Sie finden hier unsere Policys zum Download und Antworten auf die häufigsten Fragen.

 Datenteilen Schritt für Schritt

 Collection Policy: Was wir sammeln

 Service Policy: Wie wir kuratieren

 Datenkuratierung durch Forschungsdatenzentren

 Weiterführende Informationen und Quellen

Datenteilen Schritt für Schritt

1. Orientierungsgespräch mit dem VerbundFDB

In einem kurzen Orientierungsgespräch erfragen wir Informationen zum Projekt und den Daten. Das Ziel des Gesprächs ist es festzustellen, ob die vorliegenden Daten zum VerbundFDB passen und welches Forschungsdatenzentrum für diese zuständig ist.

2. Datenaufnahmegespräch mit dem zuständigen FDZ

In einem ausführlichen Gespräch mit dem zuständigen Forschungsdatenzentrum – FDZ-DZHW, GESIS, FDZ am IQB, FDZ Bildung oder FD-Lex – werden Sie über die Voraussetzungen der Datenaufnahme und den Ablauf informiert.

Insbesondere rechtliche Fragen sind vorab zu klären. Die in der Studie verwendete Einwilligungserklärung, etwaige behördliche Genehmigungen oder Ethikvoten werden geprüft.

Wenn die rechtlichen Voraussetzungen geklärt sind, können Sie als nächstes die Daten für die Übermittlung vorbereiten.

 Es werden nur Daten aufgenommen, die in den Scope des VerbundFDB fallen und die Mindestvoraussetzungen an ihre Nachnutzbarkeit erfüllen. Grundlage hierfür ist die  Collection Policy. Für quantitative und qualitative Datenbestände sind verschiedene Forschungsdatenzentren entsprechend ihrer jeweiligen Expertise zuständig.

3. Daten vorbereiten und Datenpaket packen

Bereiten Sie die Daten vor und stellen Sie das zu übermittelnde Datenpaket zusammen. Beachten Sie dabei folgendes:    

• Bitte benennen Sie Ihre Dateien in nachvollziehbarer und konsistenter Weise und stellen Sie die Dateien in gängigen oder nicht-proprietären Dateiformaten bereit.
• Bitte anonymisieren Sie die Daten soweit möglich. Beachten Sie die für die Daten geltenden rechtlichen Grundlagen, wie die Einwilligung der Studienteilnehmenden. Grundsätzlich gilt: Entfernen Sie jegliche direkt personenbezogenen Merkmale, das heißt Namen und Adressen von Personen und Organisationen. Auch die Dateinamen sollten neutral sein, die IDs nicht sprechend.   
• Bitte übermitteln Sie neben den Forschungsdaten auch Forschungsinstrumente, etwa Fragebogen und Interviewleitfäden, sowie Dokumentationen und Kontextmaterialien, etwa Methodenbericht, Skalenhandbuch/Codebuch, Transkriptionsleitfaden, Anonymisierungsprotokoll. Ordnen Sie die Dateien möglichst vollständig und zueinander passend an. Sofern vorhanden, senden Sie uns die    Stamp-Bestandsliste zu.

4. Daten übermitteln

Übermitteln Sie die Dateien über Ihr Nutzungskonto bei forschungdaten-bildung.de. Folgende Schritte sind zu erledigen:

• Registrieren Sie sich oder melden Sie sich in Ihrem Nutzungskonto an. Den Registrierungslink erhalten Sie von Ihrer zuständigen Ansprechperson.
• Über das Web-Formular können Sie Angaben zu Ihnen, Ihrem Projekt und den Daten machen.
• Sie erhalten eine E-Mail, dass Sie in Ihrem Konto den    AGB zustimmen können.
• Laden Sie das Datenpaket hoch.

 Im VerbundFDB eingehende Daten können derzeit an eines von fünf Forschungsdatenzentren zur Archivierung und Bereitstellung weitergeleitet werden: FD-Lex vom Mercator-Institut für Sprachwissenschaften, FDZ Bildung am DIPF, Data Services for the Social Sciences von GESIS, FDZ am IQB und FDZ-DZHW. FD-Lex nimmt Lernertexte auf. Das FDZ am IQB bereitet Daten aus Leistungs- und Kompetenztests auf. Das FDZ Bildung ist insbesondere für qualitative Daten im Bereich der Schul- und Unterrichtsforschung zuständig. Das FDZ-DZHW nimmt quantitative und qualitative Daten aus dem Bereich  Hochschul- und Wissenschaftsforschung auf und GESIS ist für Surveydaten zuständig.

5. Nach der Übermittlung

Nach der Übermittlung der Daten führt das für Sie zuständige Forschungsdatenzentrum die Eingangsprüfung durch, dokumentiert, registriert und archiviert die Forschungsdaten. Dazu gehört:

• Das zuständige Forschungsdatenzentrum prüft den Bestand im Hinblick auf technische, rechtliche und dokumentarische Aspekte, erstellt eine standardisierte Dokumentation, eine DOI wird vergeben. In der    Service Policy sind die einzelnen Services beschrieben.
• Rückfragen werden mit Ihnen geklärt. Sie erhalten eine Einschätzung über die voraussichtliche Bearbeitungsdauer und den geplanten Zeitpunkt der Veröffentlichung. Eventuell sind weitere Anonymisierungen und Ergänzungen zur Dokumentation oder Überarbeitungen der Daten durch Sie und/oder das FDZ-Team erforderlich.
• Die Zugangsstufe für den Datenbestand wird mit Ihnen vereinbart.

Es erfolgt der Vertragsabschluss. Die erforderlichen Verwertungsrechte zur Speicherung, Bearbeitung und Weitergabe werden an das FDZ übertragen. Datengebendenvereinbarungen der FDZ:

6. Veröffentlichung und Bereitstellung der Daten

Ihr Datenbestand wird mit dem entsprechenden Zugriffsschutz für andere zugänglich. Das bedeutet:

• Der Datenbestand wird im Portal forschungsdaten-bildung.de/suche sowie im Portal des jeweiligen FDZ angezeigt. 
• Die Daten werden durch das jeweilige FDZ entsprechend der vereinbarten Zugangsstufe zur Nachnutzung angeboten.

Zugangsbedingungen zu Forschungsdaten bei den FDZ:

 Bitte beachten Sie: Bis zur Veröffentlichung dauert es in der Regel mehrere Monate. Die Bearbeitungsdauer ist unter anderem abhängig davon, wie groß und komplex der Bestand ist und wie umfangreich dokumentiert.

Collection Policy

In der Collection Policy ist festgehalten, welche Forschungsdaten im VerbundFDB zur Archivierung angenommen werden. Es werden die Voraussetzungen, die Daten mindestens erfüllen müssen, genannt. Zudem wird beschrieben, welche Kriterien zur Beurteilung des Nachnutzungspotenzials von Daten angewendet werden.

 Collection Policy

Service Policy

In der Service Policy wird beschrieben, welche Archivierungs- und Serviceleistungen die FDZ erbringen. Dies umfasst Maßnahmen zur Erhöhung der Nachnutzbarkeit und Sichtbarkeit der Daten. Es werden verschiedene Prüfungen durchgeführt, standardisierte Metadaten erzeugt, eine DOI wird vergeben und die Daten werden in Suchportalen veröffentlicht.

 Service Policy

Datenkuratierung durch Forschungsdatenzentren

Die eingehenden Forschungsdaten werden bei den zuständigen Forschungsdatenzentren durch sogenannte Data Stewards bearbeitet. Hier wird erklärt, was mit den Daten in den FDZ passiert:

1. Eingangsprüfung

Nach Eingang der Forschungsdaten und der dazugehörigen Materialien erfolgt eine Eingangsprüfung. Hierbei werden die Dateien auf formale Korrektheit geprüft, das heißt es wird geprüft,

• ob die übermittelten Dateien den im Vertrag spezifizierten entsprechen,
• ob die Dateien zu öffnen und lesbar sind und
• ob die zuvor angegebenen Metadaten mit den übermittelten Dateien übereinstimmen.

Der Dateieingang wird in einer Datenbank protokolliert.

2. Sichere Aufbewahrung

Anschließend werden die durch die Forschungsprojekte übermittelten Originaldateien kopiert und verschlüsselt. Die Aufbewahrung erfolgt an zwei (lokal) getrennten Orten, automatische Back-ups werden durchgeführt.

Als nächstes werden die Kopien für die Sicherung aufbereitet. Hierzu werden

• eindeutige Kennungen vergeben,
• Dateien umbenannt,
• gegebenenfalls Formate migriert, etwa Word-Dateien in PDF umgewandelt.

Die Bearbeitung der Kopien erfolgt auf zugriffsgeschützten Servern durch zugriffsberechtigte Mitarbeiter*innen.

3. Inhaltliche Erschließung, Aufbereitung und Dokumentation

Bevor die Daten für die Sekundärnutzung bereitgestellt werden, wird der Datenbestand geprüft und bearbeitet, entsprechend der vorgesehenen Archivierungsstufe.

• Sind die Daten vollständig und verständlich? Die Daten werden mit weiteren Metadaten (formal, administrativ, technisch, inhaltlich) angereichert und referenziert. Dies verbessert die Nachnutzbarkeit und erhöht die Auffindbarkeit in Suchportalen.
• Sind die datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt? Gegebenenfalls werden weitere Anonymisierungen durchgeführt oder besondere Schutzmaßnahmen getroffen. 
• Der Datenbestand wird in die Datenbestandskataloge der jeweiligen Datenzentren aufgenommen und erhält einen eindeutigen Identifikator (DOI). Über die DOI ist der Bestand dauerhaft, eindeutig identifizierbar. Die DOI ist Teil der Datensatzzitation.

Anschließend werden datentypspezifische Verfahren der Aufbereitung durch das jeweils zuständige Datenzentrum angewendet:

• Umfragedaten: Datenbereinigung, zum Beispiel Prüfung der Korrektheit von Gewichten, Variablen- und Wertelabels, Filterführung

• Daten aus Kompetenz-/Leistungsmessung: Datenbereinigung und Erfassung der Konstrukte und Kompetenzen

• Qualitative Daten: Erschließung entweder auf Ebene der einzelnen Aufzeichnungseinheit, zum Beispiel des Unterrichtsvideos, oder auf Ebene der Datenkollektion insgesamt

Die Maßnahmen erfolgen anhand von zwischen den Datenzentren abgestimmten Checklisten. Weitere Informationen zur Datenkuratierung bei den FDZ finden Sie auf den jeweiligen Websites:

Weiterführende Informationen und Quellen

Neben der Archivierung der Daten in Forschungsdatenzentren können Publikationen über die Daten (Data Papers) zum Beispiel hier veröffentlicht werden:

 Data Observer (bis 2015: European Data Watch)

 Journal of Open Psychology Data

 Übersicht über Data Journals