Stamps nutzen – Standardisierte Datenmanagementpläne für die Bildungsforschung

Der Standardisierte Datenmanagementplan für die Bildungsforschung (Stamp) liefert konkrete Handlungsanweisungen zu Planung, Umsetzung und Dokumentation von Maßnahmen des Datenmanagements. Der Stamp besteht aus einem  Basismodul und acht inhaltlichen Modulen. Im Basismodul werden allgemeine Angaben zum Forschungsvorhaben, den Daten und den zu managenden Dateien erfasst. Das Basismodul strukturiert das Datenmanagement und liefert wesentliche Informationen z. B. für Anträge, Berichte oder Begutachtungen. Die acht inhaltlichen Module liefern konkrete Handlungsanweisungen zum Datenmanagement rund um Forschungsethik, Datenschutz, Urheberrecht, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit, Langfristsicherung und Verantwortlichkeiten und Aufwände.

Wie hilft der Stamp?

• Der Stamp liefert konkrete, standardisierte Handlungsanweisungen zur Planung und Umsetzung von Maßnahmen des Datenmanagements.

• Der Stamp ist ein „lebendes Dokument, das geplante (Planungsinstrument) ebenso wie bereits durchgeführte Maßnahmen (Dokumentationsinstrument) dokumentiert.

• Der Stamp ist speziell auf die Bedarfe der Bildungsforschung angepasst.

• Der Stamp berücksichtigt verschiedene Methoden und Daten der empirischen Bildungsforschung.

• Der Stamp unterstützt dabei, möglichst offene, durch Dritte nachnutzbare Daten im Sinne von Open Science und im Einklang mit den FAIR Data Principles zu generieren

Der Stamp wurde gemeinsam mit Forschenden, Forschungsdatenmanagement-Experten*innen und Vertreter*innen von Forschungsdateninfrastruktureinrichtungen, Fachverbänden und Fördereinrichtungen entwickelt. Die rechtlichen Teile des Stamps entstanden unter Zusammenarbeit mit RA Prof. Dr. Jürgen Goebel.

Wie den Stamp nutzen?

Mithilfe des Tools Research Data Management Organizer (RDMO) kann der Stamp für das Datenmanagement genutzt werden. Das Tool leitet durch die Checklisten der einzelnen Module des Stamps.

Alternativ sind die Fragekataloge hier auch als PDF-Version hinterlegt:

• Anforderungen, Checklisten und Glossar als PDF-Version (folgen in Kürze)

• Empfehlungen und weiterführende Ressourcen zum Stamp als PDF-Version (folgen in Kürze)

• Fallbeispiele zum Stamp als PDF-Version (folgen in Kürze)

Daten managen in Kürze

Allgemeine Angaben zur Forschung (Basismodul des Stamps)

Ziele: Den administrativen und inhaltlichen Hintergrund des datenerhebenden Forschungsprojekts beschreiben; Erfassen, welche Daten im Projekt generiert und verarbeitet werden und welche Anforderungen sich hieraus für das Datenmanagement ergeben.

• Angaben zum Datenmanagementplan, z. B. zur aktuellen Version, verantwortlichen Person

• Angaben zum Projekt, z. B. Titel, Projektbeteiligte, Förderer

• Angaben zu den zu managenden Daten, wie Datentyp, Fallauswahl, Erhebungsverfahren

• Angaben zu den zu verarbeitenden Dateien (Bestandsliste).

Acht inhaltliche Bereiche des Datenmanagements

1. Forschungsethik

Ziel: Übereinstimmung mit ethischen Normen und wissenschaftlichen Standards

Inhalte:

• gute wissenschaftliche Praxis: forschungsethische Selbstprüfung des Vorhabens und Forschungsdatenmanagement

• Risiken des Vorhabens und Schutzmaßnahmen: potenziell betroffene Personen(-gruppen), Risiken des Forschungsvorhaben und Schutzmaßnahmen zur Vermeidung bzw. Abmilderung von Schäden

• Ethikvotum: Notwenigkeit, Einholen und Umsetzen eines Ethikvotums

2. Datenschutz

Ziel: Übereinstimmung mit datenschutzrechtlichen Vorgaben, Schutz der Persönlichkeitsrechte aller Beteiligten in Abwägung mit den Forschungsinteressen

Inhalte:

• Datenschutzkonzept: Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten und Maßnahmen zu deren gesicherter Verarbeitung

• informierte Einwilligung: Rechtsgrundlage der Einwilligungserklärung, Einholen der Einwilligung und Einwilligungsmanagement

• Maßnahmen zum gesicherten Verarbeiten personenbezogener Daten: Voraussetzungen der Verarbeitung der Daten und Begleitmaterialien, Schutzmaßnahmen sowie Vorgehen bei Schutzverletzung

• Verarbeitung personenbezogener Daten durch Auftragsverarbeitende: datenschutzrechtliche Maßnahmen, Pflichte und Rechte bei der Verarbeitung der Daten durch Dritte

3. Urheberrecht

Ziel: Wahrung von Urheberrechten, Nutzung von urheberrechtlich geschützten Werken

Inhalte:

• Konzept zum Managen von Urheberrechten: Urheberechte an projekteigenen Daten und Begleitmaterialien ebenso wie an Materialien Dritter

• Urheberrechte an den projekteigenen Daten und Begleitmaterialien: Schöpfer der projekteigenen Daten und Begleitmaterialien und Nutzungsrechte

• Urheberrechte Dritter: Nutzung und Zitation von Werken Dritter

4. Datenorganisation: Daten speichern, organisieren, sichern

Ziel: physischer Erhalt der Daten und deren Unversehrtheit (Schutz vor Verlust und Manipulation)

Leitfrage: Welche Maßnahmen sind zu ergreifen, um die Daten vor versehentlicher oder absichtlicher Manipulation, vor Verlust oder unbefugten Zugriffen zu schützen?

Inhalte:

• Organisation von Daten und Begleitmaterialien: Speichermöglichkeiten, Ordnerstruktur, Benennung und Versionierung der Daten und Begleitmaterialien

• Back-Up-Verfahren: Regelungen zur Erstellung und Sicherung von Back-Ups für die Daten und Begleitmaterialien

• Vernichtungsmanagement: für eigene, obsolete Daten und Begleitmaterialien ebenso wie für Materialien Dritter

5. Nachvollziehbarkeit: Daten dokumentieren und aufbereiten

Ziel: Sicherstellen der Auffindbarkeit und Identifizierbarkeit der Forschungsdaten sowie deren Interpretierbarkeit (über das Projektende hinaus und für nicht am Projekt beteiligte Dritte)

Leitfrage: Welche Informationen werden benötigt, um Daten finden, verstehen und nutzen zu können?

Inhalte:

• Aufbereitung und Dokumentation quantitativer Daten: Aufbereitung der Rohdaten und Dokumentation der Daten und ihrer Genese

• Dokumentation qualitativer Daten: Dokumentation der Daten, ihrer Genese und Transkription

• Datenaufbereitung durch Auftragsverarbeitende: zusätzliche Dokumentation bei der Aufbereitung der Daten und Begleitmaterialien durch externe Dienstleistende

6. Verfügbarkeit

Ziel: (Nach-)Nutzung der Daten durch Dritte ermöglichen, Transparenz schaffen und Replizierbarkeit ermöglichen

Leitfrage: Welche Schritte sind zu unternehmen, um Dritten Zugang zu den Forschungsdaten zu
ermöglichen?

Inhalte:

• Konzept zur Verfügbarmachung der Daten und Begleitmaterialen: Voraussetzungen der Verfügbarmachung sowie Verantwortlichkeiten und Aufwendungen im Rahmen der Verfügbarmachung

• Vorbereitung auf die Verfügbarmachung: Empfehlungen und Vorgaben von Repositorien, zusätzliche Aufbereitungs- und Dokumentationsmaßnahmen sowie Kontrolle der Daten und Begleitmaterialien

• Verfügbarmachung der Daten und Begleitmaterialien: Registrierung und Übermittlung der Daten und Begleitmaterialien an ein Repositorium sowie potenzielle Arbeiten nach der Übermittlung

7. Langfristsicherung

Ziel: Langfristigen Erhalt der Forschungsdaten gewährleisten, als kulturelles Erbe erhalten

Leitfrage: Sollen die Forschungsdaten langfristig erhalten bleiben? Welche der vorliegenden Forschungsdaten sollen erhalten bleiben und wie?

Inhalte:

• Konzept zur Langfristsicherung: Vorgaben und (technische) Voraussetzungen zur langfristigen, nicht-öffentlichen Sicherung von Daten und Begleitmaterialien über das Projektende hinaus

• Vorbereitung auf die Langfristsicherung: inhaltliche und technische Prüfung der Daten und Begleitmaterialien vor der langfristigen Sicherung

• Daten und Begleitmaterialien in der Langfristsicherung: Verantwortlichkeiten, Aufwendungen und Zugang während der Langfristsicherung sowie Vernichtung der Daten und Begleitmaterialien nach Ablauf der Sicherungsfrist

8. Verantwortlichkeiten und Aufwendungen

Ziel: Implementation des Datenmanagementplans, Zuweisung ausreichender Ressourcen

Leitfrage: Welche Ressourcen sind erforderlich für die Umsetzung des Datenmanagements? Wer ist für welche Maßnahmen verantwortlich?

Inhalte:

• Verantwortlichkeiten für den Stamp ebenso wie für die zu berücksichtigenden Maßnahmen des Datenmanagements

• Aufwendungen zur Umsetzung des Stamps und der darin definierten, zu berücksichtigenden Maßnahmen des Datenmanagements